12월 어느 주말, 임원들이 모여 내년 계획을 짭니다. 화이트보드에 월별 칸을 그리고 행사를 채웁니다. 3월 새학기 모임, 5월 체육대회, 7월 수련회, 10월 전도 행사, 12월 송년회.
두 시간 만에 계획표가 완성됩니다. 다들 뿌듯하게 사진을 찍습니다.
그리고 3월이 되면 그 사진을 아무도 열어 보지 않습니다. 5월 체육대회는 장소를 못 구해 취소되고, 7월 수련회는 준비 시작이 6월 말로 밀리고, 10월 전도 행사는 흐지부지됩니다.
계획이 무너지는 이유는 계획을 잘못 세워서가 아니라, 계획에 담기지 않은 것들 때문입니다.
연간 계획표에 대개 빠져 있는 것
12월에 만든 계획표에는 행사 이름과 월만 적혀 있습니다. 실제로 그 행사가 일어나려면 필요한 것들이 빠져 있습니다.
| 계획표에 있는 것 | 실제로 필요한 것 |
|---|---|
| "7월 수련회" | 준비 시작 시점 (5월 중순) |
| 예상 예산과 재원 | |
| 담당자 | |
| 다른 일정과의 충돌 여부 | |
| "10월 전도 행사" | 왜 하는지 (목적) |
| 안 하면 어떻게 되는지 |
마지막 줄이 중요합니다. "안 하면 어떻게 되는가"에 답할 수 없는 항목은 대개 실행되지 않습니다. 작년에 했으니까 적어 넣은 항목들이 여기 해당합니다.
언제 짜는 게 좋을까
12월에 짜는 관행에는 이유가 있습니다. 임원 교체 시기와 맞물리기 때문입니다. 하지만 여기에 함정이 있습니다.
새 임원이 계획을 짜면 부서 상황을 아직 모르는 채로 짜게 됩니다. 작년 계획을 복사하는 것 말고는 방법이 없습니다.
전임 임원이 계획을 짜면 실행할 사람이 아닌 사람이 계획을 정하게 됩니다.
현실적인 절충은 11월에 전임 임원이 초안을 만들고, 12월에 신임 임원이 확정하는 방식입니다. 초안에는 작년에 무엇이 잘 됐고 무엇이 흐지부지됐는지, 각 행사에 실제로 얼마가 들었는지가 들어갑니다. 신임 임원은 그 위에서 판단합니다.
이게 어렵다면 최소한 작년 결산과 행사 기록을 새 임원에게 넘기는 것만이라도 해야 합니다. 그것 없이 짜는 계획은 추측입니다.
순서: 고정된 것부터 채운다
계획을 채우는 순서가 결과를 좌우합니다. 하고 싶은 것부터 적으면 반드시 충돌이 생깁니다.
1단계 — 못 바꾸는 것. 교회 전체 행사, 명절, 시험 기간, 방학. 이건 부서가 정할 수 없습니다.
2단계 — 매년 하는 것. 수련회, 새학기 모임, 송년회. 날짜는 조정 가능하지만 여는 것 자체는 정해져 있습니다.
3단계 — 사람이 빠지는 시기. 학기 초 바쁜 시기, 시험 기간, 휴가철, 취업 시즌. 이 시기에 큰 행사를 넣으면 참석률이 떨어집니다.
4단계 — 하고 싶은 것. 남은 자리에 새로운 시도를 배치합니다.
3단계가 자주 생략됩니다. 그리고 이걸 빼면 6월 초 시험 기간에 전도 행사를 잡는 식의 계획이 나옵니다.
브랜치스에서는 연간 계획과 공휴일, 생일, 수련회 일정을 한 캘린더에서 함께 봅니다. Google Calendar와 연결되기 때문에 교회 전체 일정과 겹치는지도 같은 화면에서 확인할 수 있습니다.
각 항목에 붙여야 할 네 가지
행사 이름만 적힌 계획표는 실행되지 않습니다. 각 항목에 네 가지를 붙이면 계획표가 실행 문서가 됩니다.
- 목적 한 줄 — 왜 하는가. 못 쓰겠으면 그 항목은 빼는 게 낫습니다
- 준비 시작일 — 행사일이 아니라 준비를 시작하는 날. 이게 실제로 캘린더에 들어가야 할 날짜입니다
- 담당자 — 이름이 없으면 아무도 시작하지 않습니다
- 예상 예산 — 작년 실지출을 참고합니다
2번을 강조하고 싶습니다. 계획표에 "7월 25일 수련회"만 적혀 있으면 7월 초에 준비를 시작하게 됩니다. "5월 20일 수련회 준비 시작"이 캘린더에 있어야 제때 움직입니다.
분기마다 30분씩 다시 본다
연간 계획의 가장 큰 문제는 1년에 한 번만 본다는 것입니다. 상황은 계속 바뀌는데 계획은 12월에 멈춰 있습니다.
분기마다 30분이면 충분합니다.
- 지난 분기에 계획대로 된 것과 안 된 것
- 안 된 것은 미룰 것인지 접을 것인지 (접는 결정을 명시적으로 합니다. 안 그러면 계속 미완으로 남습니다)
- 다음 분기 항목의 담당자와 준비 시작일 재확인
- 예산 소진 속도 확인
두 번째 항목이 핵심입니다. 계획을 접는 결정을 안 하면, 실패한 항목이 연말까지 계획표에 남아 부담으로 작동합니다. 접기로 했으면 지우고, 그 이유를 한 줄 남깁니다. 그 기록이 내년 계획을 짤 때 쓰입니다.
계획표를 어디에 두느냐
마지막으로, 계획표가 어디 있느냐가 실행 여부를 가릅니다.
- 임원 개인의 노션이나 구글 시트에 있으면 → 임원만 봅니다
- 단톡방 사진으로 공유했으면 → 3일 뒤 스크롤에 묻힙니다
- 부서 전체가 보는 캘린더에 있으면 → 구성원이 미리 일정을 비웁니다
세 번째가 되면 부수적인 효과가 생깁니다. 구성원들이 두 달 뒤 수련회를 미리 알고 휴가를 조정합니다. 참석률은 홍보가 아니라 예고 기간이 만듭니다.
정리하며
연간 계획의 목적은 1년치 행사를 미리 정하는 게 아니라, 제때 준비를 시작하게 만드는 것입니다.
행사일 대신 준비 시작일을 적고, 각 항목에 담당자와 목적을 붙이고, 분기마다 30분씩 다시 본다. 이 세 가지가 12월의 계획표를 3월에도 살아 있는 문서로 만듭니다.