부서 명단 엑셀 파일 하나를 떠올려 봅니다. 거기에는 대체로 이런 것들이 들어 있습니다.
이름, 생년월일, 휴대폰 번호, 주소, 직장 또는 학교, 가족 관계, 세례 여부, 결혼 여부. 어떤 부서는 여기에 직분, 건강 상태, 심방 메모까지 붙어 있습니다.
그리고 이 파일은 지금 아마 이런 상태일 것입니다.
- 담당자와 임원 몇 명의 카카오톡 대화방에 첨부되어 있습니다
- 작년 임원의 휴대폰에도 남아 있습니다
- 누군가의 개인 클라우드에 자동 백업되어 있습니다
- 수련회 때 인쇄한 종이 명단이 어딘가에 있습니다
부서에서 가장 민감한 파일이 가장 허술하게 관리되는 상태가 흔합니다. 아무도 악의가 없는데도 그렇습니다.
여기서 다루는 건 법적 해석이 아니라, 부서 운영자가 실무에서 정해 둘 만한 기준입니다.
왜 필요 이상으로 모으게 되는가
명부 항목이 늘어나는 이유는 대개 선의입니다.
생일을 챙겨 주려고 생년월일을 받습니다. 심방을 가려고 주소를 받습니다. 기도하려고 가정 상황을 적어 둡니다. 새가족 카드를 만들면서 "혹시 나중에 필요할까 봐" 항목을 몇 개 더 넣습니다.
그렇게 한 번 만든 양식은 몇 년을 갑니다. 아무도 "이 항목 아직 쓰나요?"라고 묻지 않습니다.
문제는 모아 둔 정보는 관리 책임이 따라온다는 점입니다. 쓰지 않는 항목도 유출되면 똑같이 문제가 됩니다. 그래서 기준은 단순합니다. 지금 실제로 쓰는 것만 받습니다.
항목별로 판단해 보기
| 항목 | 실제 쓰임 | 판단 |
|---|---|---|
| 이름, 연락처 | 연락 | 필수 |
| 생년월일 | 생일 축하 | 생일 축하만 한다면 월·일까지로 충분한 경우가 많다 |
| 주소 | 심방, 우편 | 실제로 심방을 다니는 부서만. 안 다니면 받지 않는다 |
| 학교·직장 | 관계 파악, 셀 편성 | 대략의 구분(학년, 직장인 여부)으로 충분한 경우가 많다 |
| 가족 관계 | 목회적 돌봄 | 본인이 말한 것만. 캐묻지 않는다 |
| 건강·가정 상황 | 돌봄 | 명부 항목이 아니라 별도 기록으로. 열람 범위를 좁힌다 |
| 보호자 연락처 | 미성년자 비상 연락 | 중고등부는 필수, 청년부는 불필요 |
한 번 만들고 나면 1년에 한 번은 양식을 다시 보는 것이 좋습니다. 대부분의 부서에서 안 쓰는 항목이 두세 개 나옵니다.
새로 항목을 넣을 때는 세 가지를 확인합니다. 무엇에 쓰는지, 누가 보는지, 언제까지 보관하는지. 이 셋 중 하나라도 답이 안 나오면 그 항목은 넣지 않는 편이 낫습니다.
누가 볼 것인가
수집 범위보다 실무에서 더 자주 문제가 되는 건 열람 범위입니다.
전체 명단을 봐야 하는 사람은 생각보다 적습니다. 대개 담당 사역자와 명부 관리 임원 정도입니다. 셀 리더는 자기 셀원 정보만 있으면 되고, 행사 준비하는 사람은 참석자 명단만 있으면 됩니다.
그런데 실제로는 전체 명단 파일이 통째로 공유됩니다. 부분만 뽑아 주는 게 번거롭기 때문입니다. 그 번거로움 때문에 마흔 명의 정보가 열 명의 휴대폰에 복사됩니다.
기준을 이렇게 잡으면 대부분 정리됩니다.
- 전체 명단 — 담당 사역자, 명부 담당 임원
- 셀 명단 — 해당 셀 리더
- 행사 참석자 명단 — 그 행사 준비 담당자, 행사 종료 후 폐기
- 연락처만 있는 목록 — 연락을 돌리는 사람
"전체를 주는 게 편해서"가 가장 흔한 유출 경로입니다.
파일이 흩어지는 경로
명부가 관리 범위를 벗어나는 방식은 몇 가지로 정해져 있습니다.
메신저 첨부. 한 번 보내면 회수할 수 없습니다. 받은 사람의 기기와 클라우드에 남고, 대화방을 나가도 이미 저장된 파일은 그대로입니다.
개인 클라우드 자동 백업. 다운로드한 파일이 개인 계정에 자동으로 올라갑니다. 본인도 인지하지 못하는 경우가 많습니다.
담당자 교체. 이전 담당자 기기에 남습니다. 인수인계할 때 넘기는 것에는 신경 쓰지만, 지우는 것은 아무도 확인하지 않습니다.
인쇄물. 수련회 명단, 출석부 사본이 교회 사무실이나 가방에 남습니다.
사본의 사본. 명단을 받은 사람이 자기 방식대로 편집해 새 파일을 만듭니다. 원본을 수정해도 그 파일은 갱신되지 않고, 어디에 있는지 아무도 모릅니다.
이 다섯 가지의 공통점은 파일로 주고받기 때문에 생긴다는 것입니다. 명부가 한곳에 있고 필요한 사람이 그때그때 열어 보는 구조라면 대부분 발생하지 않습니다.
언제 지울 것인가
수집만큼 중요한데 거의 정해져 있지 않은 부분입니다.
몇 가지는 기준을 정해 두는 게 좋습니다.
- 행사 참가 신청서 — 행사가 끝나고 정산까지 마치면 폐기
- 부서를 떠난 사람의 정보 — 다른 부서로 이동했다면 넘기고 부서 명부에서는 정리
- 연락이 끊긴 지 오래된 사람 — 무기한 보관하지 않습니다. 부서 차원의 기준을 정합니다
- 심방 메모, 상담 기록 — 보관 기간과 열람 범위를 별도로 정합니다. 명부와 같이 두지 않습니다
특히 떠난 사람의 정보가 계속 남아 있는 경우가 많습니다. 몇 년 전에 안 나오게 된 사람의 주소와 연락처가 아직 명단에 있습니다. 쓰지 않으면서 책임만 지고 있는 상태입니다.
사진과 공개 범위
명부와 함께 자주 문제가 되는 것이 사진입니다.
행사 사진을 찍어 부서 채널에 올리는 것과, 교회 홈페이지나 공개된 소셜 계정에 올리는 것은 다른 문제입니다. 앞의 경우는 대체로 문제가 없지만 뒤의 경우는 본인이 예상하지 못한 노출입니다.
실무적으로는 이 정도면 무난합니다.
- 촬영 전에 알립니다. "오늘 사진 찍어서 부서 채널에 올릴게요"
- 공개 범위가 부서 밖으로 나가면 별도로 동의를 구합니다
- 원하지 않는 사람이 있으면 그 사람이 나온 사진을 뺍니다. 이유를 묻지 않습니다
- 미성년자는 보호자 동의를 확인합니다
"싫으면 말하겠지"는 동의가 아닙니다. 여러 사람 앞에서 싫다고 말하는 건 쉬운 일이 아닙니다.
1년에 한 번 점검할 것
- 명부 양식에서 최근 1년간 쓰지 않은 항목이 있는가
- 전체 명단 파일을 가지고 있는 사람이 몇 명인가
- 그중 지금 그게 필요한 사람은 몇 명인가
- 작년 임원의 기기에 남아 있는 파일을 정리했는가
- 부서를 떠난 사람의 정보가 아직 명부에 있는가
- 행사가 끝난 신청서를 폐기했는가
- 심방·상담 기록이 명부와 분리되어 있는가
- 미성년자 정보에 보호자 동의가 확인되어 있는가
담당자가 바뀌는 시점이 점검하기 가장 좋은 때입니다. 어차피 자료를 정리하는 시기이기 때문입니다.
파일이 아니라 한곳에 두기
지금까지의 항목 대부분은 명단을 파일로 주고받기 때문에 생기는 문제입니다. 복사되고, 흩어지고, 갱신되지 않고, 지웠는지 확인할 수 없습니다.
명부가 한곳에 있고 각자 필요한 만큼만 보는 구조라면 상당수가 자연스럽게 정리됩니다. 담당자가 바뀌어도 파일을 넘기는 대신 접근 권한만 옮기면 되고, 이전 담당자의 기기에 명단이 남을 일도 없습니다.
브랜치스에서는 구성원 명부를 부서 안에 두고 역할별로 구분해 관리합니다. 외부에 제출할 자료가 필요할 때는 그때 필요한 만큼만 Google 스프레드시트로 내보낼 수 있어서, 전체 명단 파일을 상시로 돌려 가며 쓰지 않아도 됩니다.
정리하며
교회 명부 관리가 허술한 건 개인정보를 가볍게 여겨서가 아닙니다. 대개는 한 번도 기준을 정한 적이 없기 때문입니다.
정할 것은 세 가지뿐입니다. 무엇을 받을지, 누가 볼지, 언제 지울지. 이 세 문장을 부서 차원에서 한 번 적어 두면 나머지는 따라옵니다.
그리고 이건 사고를 막기 위한 일만은 아닙니다. 자기 정보가 어떻게 다뤄지는지 아는 것 자체가 그 공동체를 신뢰할 이유가 됩니다. 새로 온 사람이 연락처를 적을 때 잠깐 망설이는 순간이 있다면, 그 망설임에 답하는 일이기도 합니다.
이 주제를 카드뉴스로 짧게 정리한 것도 있습니다 — 명부 엑셀, 지금 최신본이 누구 컴퓨터에 있나요 (브랜치스 네이버 블로그)